Nieterminowe płatności stanowią poważne utrudnienie w prowadzeniu działalności oraz barierę w dalszym rozwoju firmy. Natomiast zabezpieczenie przed problemami finansowymi, przy jednoczesnym zachowaniu pozytywnych relacji z klientem nie należy do łatwych zadań. Podpowiadamy, jak zrobić to dobrze.
Kontrahenci, którzy popadają w problemy finansowe mają tendencję do priorytetyzacji rachunków. W ten sposób decydują o tym, które faktury należy niezwłocznie opłacić, a jakie mogą jeszcze poczekać. Co zrobić, aby znaleźć się na początku takiej listy? Przede wszystkim określić jasne warunki współpracy jeszcze przed podpisaniem umowy. Przedstawiamy najważniejsze zasady, których przestrzeganie pozwoli na odpowiednie zabezpieczenie się przed niewypłacalnością klientów.
Zweryfikuj klienta
Sprawdzanie wiarygodności swojego przyszłego kontrahenta najlepiej zacząć od uzyskania informacji bezpośrednio od zainteresowanego. Podstawową wiedzę o firmie, jej kondycji finansowej czy opinii wśród innych podmiotów możemy zdobyć analizując dokumenty, takie jak: sprawozdania finansowe, zaświadczenia z banków czy urzędów, a także rekomendacje. Warto również zapoznać się z informacjami dostępnymi w Internecie i innych mediach. Przeprowadzając własną analizę warto zapamiętać, że firma może zataić niektóre dane. – Rozwiązaniem takiej sytuacji jest zlecenie wywiadowni gospodarczej przygotowania szczegółowego sprawozdania. Raport ten zawierać będzie dane zebrane z takich źródeł jak Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej czy rejestr REGON. Dodatkowo wywiadownia przeanalizuje oficjalne sprawozdania finansowe publikowane przez przedsiębiorstwa, informacje znalezione w Internecie i te, które pozyska w ramach telefonicznych ankiet – tłumaczy Katarzyna Nadaj, ekspert Intrum Justitia. Innym sposobem na weryfikacje naszego kontrahenta są informacje, które przekazać nam mogą Biura Informacji Gospodarczej, udostępniające dane o dłużnikach.
Stwórz przejrzystą umowę
Umowa, którą zawrzemy z naszym kontrahentem powinna zostać skonturowana tak, aby spełniała wymogi prawne, zabezpieczała nasze dobra a jednocześnie była czytelna i zrozumiała. Ważne jest, aby tworząc kontrakt jasno określić zobowiązania każdej ze stron. Stworzenie przejrzystych treści pozwoli uniknąć nam wszelkich niejasności, które mogą w przyszłości rzutować na otrzymanie zapłaty za wykonaną usługę. W umowie przede wszystkim powinniśmy określić, na czym ma polegać wykonane świadczenie i w jakim terminie zostanie ono zrealizowane. Nie można zapomnieć o sprecyzowaniu okoliczności w jakich można odstąpić od podpisanej umowy. Warto również na końcu umieścić następujący zapis: „oświadczam, że zapoznałem/am się z treścią umowy i akceptuję jej warunki”. Taka klauzula pozwoli nam dochodzić swoich praw, w przypadku, gdy druga strona nie dotrzyma warunków kontraktu.
Kontroluj płatności
Najlepszym działaniem prewencyjnym, które pomoże nam zniwelować powstawanie zadłużeń jest monitoring faktur. Polega on na stałej kontroli stanu należności oraz przypominaniu klientom o terminach płatności. W przypadku, gdy kontrahenci zalegają z płatnością za wystawioną fakturę należy jak najszybciej podjąć odpowiednie kroki. – Jeśli zbyt długo czekamy na dokonanie płatności to zmniejsza się prawdopodobieństwo otrzymania całej należnej kwoty. Dlatego tak ważna jest odpowiednio zbilansowana i rzetelna polityka kredytowa firmy. W ten sposób możemy stale monitorować poziom zagrożenia finansów przedsiębiorstwa, co pozwoli nam podjąć stosowne działania w odpowiednim momencie, a to skutkować będzie minimalizacją strat – dodaje Katarzyna Nadaj z Intrum Justitia.
Pomyśl o dodatkowych zabezpieczeniach
Warto również zastanowić się nad zastosowaniem przedpłaty. Takie działanie pozwoli nam na ograniczenie strat związanych z wykonaniem usługi, za którą nie dostaniemy wynagrodzenia. Bardzo ważne jest, aby już na początku współpracy sformułować jasne zasady dotyczące płatności i egzekwowania należności. W przypadku, gdy kontrahent deklaruje, że 14-dniowy termin płatności jest dla niego zdecydowanie za krótki, zaproponujmy mu dłuższy, 30-dniowy termin. Przydatnym narzędziem jest również przygotowanie oferty planów ratalnych, szczególnie dla osób zalegających z płatnościami.
