Tylko 21 proc. średnich i dużych firm ma niemal w pełni zautomatyzowane procesy kadrowo-płacowe. Według raportu „Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026” cyfryzacja kadr i płac w 54 proc. firm objęła jedynie wybrane obszary.
Badanie przeprowadzono w maju i czerwcu 2026 r. wśród 173 przedstawicieli średnich i dużych firm. W 24 proc. z nich większość zadań kadrowo-płacowych nadal wykonuje się ręcznie. Drugą część raportu oparto na ogólnopolskiej ankiecie z udziałem 1300 respondentów, dotyczącej codziennych problemów działów kadr i płac.
Model hybrydowy droższy niż pełna zmiana
Połowiczne wdrożenie ma swoją cenę. Jeśli choćby jeden element, np. akceptacja wniosków urlopowych, działa poza systemem, zespół musi prowadzić równoległą ścieżkę i ręcznie uzgadniać dane. Marta Różańska, Client Service Director w BPiON, uważa, że utrzymanie takiego modelu kosztuje więcej niż pełna cyfryzacja, bo firma płaci za nowy system i jednocześnie utrzymuje stare narzędzia.
Autorzy raportu wyliczyli, że firma zatrudniająca ok. 400 osób może dzięki automatyzacji kadr i płac odzyskać ok. 250 godzin pracy w miesiącu. Przy założonej stawce 90 zł za godzinę oznacza to ok. 270 tys. zł w skali roku.
Koszty i opór przed zmianą hamują wdrożenia
Najczęstszym wyjaśnieniem braku pełnej automatyzacji są koszty wdrożenia, które wskazało 27 proc. firm. Na kolejnych miejscach znalazły się opór pracowników przed zmianą (17 proc.), brak specjalistów IT i wdrożeniowców (15 proc.), niska świadomość korzyści i braki w kompetencjach cyfrowych (po 14 proc.). Obawy o bezpieczeństwo danych wymieniło 13 proc.
Różańska zwraca uwagę na jeszcze jedną przeszkodę, czyli brak standardu dla wyjątków. Chodzi o nietypowe premie, skomplikowane rozliczenia nadgodzin czy zespoły, w których obok umów o pracę działają kontrakty B2B.
Rozproszone dane i papierowy obieg
W ogólnopolskiej ankiecie najczęściej wskazywanym problemem było rozproszenie danych w wielu narzędziach (42 proc.). Kolejne to papierowy obieg dokumentów (39 proc.), zbyt długie rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń (35 proc.) oraz ryzyko błędów ludzkich (33 proc.). 82 proc. respondentów nie korzysta w kadrach i płacach z narzędzi Business Intelligence, więc aktualne zestawienie dla zarządu wymaga ręcznego zbierania danych z kilku systemów.
– Ręczne przepisywanie danych między systemami strukturalnie generuje błędy, ale nie z winy ludzi, tylko z winy architektury procesu – mówi Marta Różańska.
Raport przygotował Business Insider Polska. Pełny raport „Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026” (PDF).
Źródło: BPiON, za PAP MediaRoom
Fot. The Yuri Arcurs Collection / Freepik
